MIGLIORA I TUOI MEETING - Il soft power per rendere le riunioni efficienti e focalizzate

Il soft power è un modo di influenzare attraverso la persuasione o l’attrattiva. È un modo per coinvolgere le persone, piuttosto che costringerle a volere gli stessi risultati che vuoi tu. Joseph Nye, l’ex decano della Kennedy School of Government di Harvard, ha coniato il termine più di 30 anni fa per l’uso in politica estera.

 

Quando il termine è migrato nel mondo degli affari, il soft power si riferiva principalmente al modo in cui le donne stanno al comando. Un articolo della Harvard Business Review descriveva come le donne sono più inclini a includere e coinvolgere gli altri nel dialogo e nella risoluzione dei problemi.

 

Oggi, il concetto di soft power si sta evolvendo per diventare uno strumento di leadership accessibile e pratico. Al NeuroLeadership Summit di novembre 2019, la dottoressa Tessa West, professore associato di psicologia alla New York University, ha condiviso i suoi risultati di ricerca sul soft power nelle riunioni di lavoro.

 

La dottoressa ha rilevato che gli individui che si affermano nelle riunioni parlando in modo succinto sono visti con rispetto. Inoltre, questi soggetti assertivi sono percepiti come leader per il loro ruolo nell’organizzare e facilitano gli aspetti della riunione. In altre parole, non devono essere persuasivi per esercitare il soft power.

Esistono altri casi in cui, gli individui riescono a guadagnare l’approvazione dei loro colleghi facendo il lavoro pesante per far andare avanti le riunioni e garantirne la riuscita.

 

Se volete migliorare le vostre abilità di soft power, potete attingere ad alcuni dei seguenti consigli.

 

1. Abbraccia il tuo ruolo

Tu sei il controllore del traffico delle riunioni, a partire dal lavoro preliminare fino al follow-up post-riunione. La preparazione delle riunioni è vitale per renderle efficaci. Selezionate le persone più adatte a partecipare alla riunione soprattutto in base alla tematica. I partecipanti devono sapere cosa ci si aspetta da loro prima, durante e dopo le riunioni. Se il processo di organizzazione è fatto male, le persone possono scontrarsi e le riunioni possono fallire. Dopo la riunione, assicuratevi di avere un meccanismo funzionale per tracciare chi sta facendo cosa per monitorare al meglio le responsabilità di ciascuno.

 

2. Insisteti sull’ordine del giorno

L’ordine del giorno serve come mappa per il successo della riunione. Identificate i risultati che il gruppo vuole raggiungere e stabilite la quantità di tempo necessaria per ciascuno dei vari punti della riunione, il che significa la loro priorità. Gli ordini del giorno vi aiutano a mantenere le riunioni dinamiche e questo porta ad una soglia di attenzione più alta.

 

3. Adotta “segnali stradali” per migliorare il flusso delle riunioni

Per esempio, quando parlate, usate frasi che segnalano succintamente quello che state facendo, il che rende molto più facile seguire la conversazione e capire cosa sta succedendo. Frasi utili includono:

 

– “Sono d’accordo con ______.”

 

– “Voglio aggiungere ______.”

 

– “Voglio presentare un’alternativa, che è ______.”

 

– “Voglio richiamare la nostra attenzione su ______”.

 

L’ultimo è particolarmente utile quando la riunione sembra andare fuori strada. Con queste frasi, stai aiutando tutti – compreso te stesso – a navigare meglio nel meeting. C’è un motivo per cui guidare una macchina per andare da un posto all’altro è molto più semplice che gestire una riunione. La maggior parte degli automobilisti segue il codice della strada. Troppe riunioni che non hanno regole creano solo ulteriore caos.

 

Come ogni cosa complessa, le riunioni efficaci hanno molte sfumature. Tuttavia, se ti concentri su questi tre elementi, migliorerai le riunioni della tua organizzazione. Valore aggiunto per la tua carriera, acquisirai un soft power che migliorerà la tua credibilità, rispetto alla capacità di leadership.