Poiché le organizzazioni di tutto il mondo cercano di “fare di più con meno”, stanno integrando sempre di più i sistemi IT per eliminare la ridondanza e migliorare l’efficienza. Mettere in atto una strategia di integrazione olistica assicura la costruzione di una piattaforma che può servire come base per la crescita futura.

Va da sé che diversi tipi di progetti richiedono diverse tecnologie d’integrazione. Va ricordato che uno strumento di integrazione è molto diverso da una strategia di integrazione.

Il fondamento di una strategia d’integrazione efficace è di standardizzare i sistemi dove possibile. Se ogni dipartimento all’interno della vostra organizzazione ha la libertà di sviluppare le proprie soluzioni con qualsiasi tecnologia scelga, la vostra azienda si troverà presto sommersa da funzionalità duplicate – per non parlare di un numero ingombrante di sistemi che richiedono l’attenzione degli esperti IT.

Per costruire una strategia d’integrazione globale, quindi, dovete prima scoprire i bisogni a livello aziendale e multidipartimentale, e poi selezionare i sistemi aziendali e gli strumenti che permetteranno ai diversi dipartimenti di personalizzare le soluzioni per i loro bisogni specifici.

Tre semplici passi:

1. Mappare i processi

Comprendere i processi aziendali è un primo passo importante nella creazione della vostra strategia. Secondo Bob Larrivee, direttore e consulente di settore dell’AIIM, “La maggior parte dei processi aziendali non sono mai stati ben pensati all’inizio”.

Gli analisti di business spesso giocano un ruolo importante nel mappare i processi esistenti e analizzare se sono il più semplici, logici e coerenti possibile. Naturalmente, questo passo non può essere fatto nel vuoto; chi fa la mappatura deve prendersi il tempo per capire le esigenze dei dipartimenti che possiedono ed eseguono le varie attività.

Le organizzazioni che vogliono mappare efficacemente un processo dovrebbero sforzarsi di determinare le esigenze, i risultati desiderati, i punti d’inizio e fine, le attività che vengono eseguite e il loro ordine corretto, le persone che eseguono le attività e i documenti/moduli utilizzati e scambiati tra le funzioni.

Inoltre, quando si tratta della fase di mappatura, raccomandiamo di concentrarsi su causa ed effetto piuttosto che cercare di forzare una sequenza fissa nel processo. Mentre la sequenza è importante, i sistemi su larga scala contengono sistemi correlati per i quali una sequenza non è necessariamente prevedibile (come la gestione delle risorse o l’assunzione di lavoratori temporanei), ed è per questo che è necessario concentrarsi su causa ed effetto.

Infine, ricordatevi di usare flessibilità nel vostro approccio. Secondo un sondaggio dell’Economist Intelligence Unit per scoprire come le organizzazioni bilanciano il bisogno di un controllo centralizzato, per gestire un business efficiente, con l’autonomia che i lavoratori desiderano, il 61% degli intervistati ha detto che i processi stabiliti occasionalmente interferiscono con la capacità dei colleghi in altre parti dell’organizzazione di rispondere alle loro richieste.

Mettendo in scena una serie di costruzioni, puoi assicurarti che i processi si adattino al modo in cui i dipendenti pensano che il lavoro dovrebbe essere fatto e si adattino come necessario quando le condizioni cambiano.

2. Mappare il vostro stack tecnologico

La mappatura della vostra infrastruttura attuale vi permette di capire, a livello di processi, cosa può supportare. Alcune organizzazioni vedono ancora l’ECM come un archivio. Per creare una strategia d’integrazione veramente efficace, è importante pensare all’ECM come a uno strumento di consegna unificato – uno che può distribuire facilmente ed efficientemente il contenuto attraverso una varietà di applicazioni line-of-business.

Naturalmente, è anche importante ricordare che uno strumento è solo il mezzo per un fine. Se uno dei vostri strumenti non permette una certa funzione che ha senso come parte della vostra strategia globale, cercate altri strumenti per integrarlo o sostituirlo. Non lasciate che siano gli strumenti a dettare la vostra strategia. Decidete prima cosa volete ottenere, e poi cercate gli strumenti che vi porteranno a questo risultato.

3. Mappare l’interazione umana con le informazioni

Mentre esaminate i vostri processi e i sistemi tecnologici esistenti, è particolarmente importante non dimenticare l’elemento umano. Se vi avvicinate alla modellazione solo da una prospettiva di sistemi e passaggi, il vostro desiderio di massimizzare l’efficienza può farvi dimenticare i bisogni del vostro staff.

I dipendenti felici sono dipendenti produttivi. Quando i membri del personale hanno voce in capitolo sul modo in cui devono svolgere il loro lavoro, è più probabile che abbraccino i cambiamenti che porteranno al miglioramento dei processi aziendali.

Aggiungete un valore sostenibile per i vostri clienti quando aggiungete valore per il vostro staff. Sollecitate il feedback dei dipendenti quando si esaminano i processi esistenti in modo che i dipendenti siano investiti in qualsiasi riorganizzazione dei processi che si verifica mentre si costruisce e si esegue la strategia di integrazione.

Oltre i tre passi

Oltre a costruire una comprensione delle persone, dei processi e del portafoglio IT nella vostra strategia d’integrazione, pianificate il cambiamento. Sappiamo tutti che il mercato cambia, la tecnologia cambia e la strategia aziendale cambia, quindi usate strumenti agili che permetteranno alla vostra organizzazione di adattarsi rapidamente a un mondo che cambia.

Anche se avete solo bisogno di integrare ECM con il vostro sistema finanziario oggi, con la giusta strategia di integrazione e gli strumenti in atto, sarete in grado di rispondere rapidamente quando il vostro CEO vi dirà di aggiungere CRM nel mix.

L’esperto di leadership Marshall Goldsmith ci dice che una delle qualità più importanti per il successo futuro di un individuo o di un’organizzazione è l’agilità. Quando si tratta di integrazione, pianificate, standardizzate e rendete facile per la vostra organizzazione combinare tutti gli strumenti che avete in modi nuovi ed eccitanti.